برای حفاظت از اسناد نرم‌افزار Word می‌توان برای آنها رمزعبور تعریف کرد. با این کار هر کسی که قصد مشاهده محتوای آنها را داشته باشید ملزم به وارد کردن کلمه عبور خواهد بود. این رمزعبور را باید هر بار موقع باز کردن سند وارد کرد؛ به عبارت دیگر این طور نیست که بعد از باز کردن سند با استفاده از رمزعبور روی یک سیستم دیگر نیاز به وارد کردن مجدد آنها نباشد.
این روش شیوه‌ای فوق‌العاده برای محافظت از اسناد محرمانه محسوب می‌شود. فرض کنید سندی محرمانه نوشته‌اید و نگران فاش شدن محتوای آن هستید؛ برای مثال ممکن است یکی از همکاران یا کارمندان شما خواسته یا ناخواسته آن را باز کنند و مساله‌ای که نباید کسی از آن مطلع می‌شده را متوجه بشوند. با اتخاذ این روش امنیتی می‌توان از بروز چنین مشکلاتی جلوگیری کرد.
لازم به ذکر است که هر زمان که نیاز باشد به راحتی می‌توان رمزعبور را از روی اسناد حذف نمود.
رمزگذاری اسناد با رمزعبور
برای شروع پروسه محافظت از اسناد با رمزعبور، ابتدا سند مورد نظر را روی کامپیوتر باز کنید.
بعد از باز شدن سند در سمت چپ پنجره نرم‌افزار روی گزینه File کلیک کنید.
از نوار کناری (سایدبار) گزینه Info را بزنید.
در سمت راست صفحه روی گزینه Protect Document که از نماد قفل و کلید در آن استفاده شده کلیک کنید و از منوی ظاهر شده گزینه Encrypt with Password را بزنید.
بعد از پنجره کوچک Encrypt Document ظاهر خواهد شد. در کادر Password کلیک و رمزعبور قوی برای سند تعریف کنید. سپس روی OK کلیک کنید.
نکته: توصیه می‌شود رمزعبور انتخاب شده را جایی یادداشت کنید تا در صورت فراموشی امکان بازیابی آن وجود داشته باشد.
در گام بعدی در پنجره Confirm Password از شما خواسته می‌شود که رمزعبور انتخاب شده را مجددا تایپ کنید تا از یکسان بودن آن با عبارت قبلی که تایپ کرده‌اید اطمینان حاصل شود.
حال برای ذخیره تغییرات روی گزینه‌ی Save در نوار کناری سمت چپ کلیک نمایید.
فرآیند رمزگذاری به پایان رسید. حال سند شما رمزگذاری شده و شما یا هر کس دیگری که فایل سند را در اختیار داشته باشد، برای هر بار باز کردن نیازمند تایپ رمزعبور خواهید بود.
برای حذف رمزعبور از روی سند کافی است بعد از باز کردن سند مراحل گفته شده قبلی را گام به گام اجرا کرده و در پنجره Encrypt with Password محتوای کادر رمزعبور را خالی و روی OK کلیک کنید. سپس از نوار کناری گزینه Save را بزنید.
