به گزارش مدیاتی، برای صدور کارت پرسنلی، کارت شناسایی یا کارت عضویت، سازمان‌ها معمولاً با دو انتخاب روبه‌رو هستند: خرید دستگاه چاپ کارت و انجام فرایند صدور در محل یا سپردن اگر به تعداد محدودی کارت در یک بازه مشخص نیاز دارید، برون‌سپاری معمولاً انتخاب اقتصادی‌تری است. اما برای سازمان‌هایی که به‌صورت مستمر کارت صادر می‌کنند، اطلاعات پرسنل آن‌ها مرتب تغییر می‌کند یا به چاپ فوری نیاز دارند، خرید دستگاه می‌تواند توجیه بیشتری داشته باشد. برای تصمیم‌گیری دقیق باید هزینه تمام‌شده، سرعت واقعی صدور و امنیت اطلاعات در هر دو روش بررسی شود. تفاوت اصلی چاپ درون‌سازمانی و برون‌سپاری، فقط در مالکیت دستگاه نیست؛ بلکه به میزان کنترل سازمان بر زمان، هزینه و مراحل صدور کارت مربوط می‌شود. این مقایسه نشان می‌دهد که هیچ‌کدام از روش‌ها در تمام شرایط برتر نیستند. برای مثال، مجموعه‌ای که یک‌بار در سال کارت کارکنان را صادر می‌کند، احتمالاً استفاده چندانی از دستگاه در ماه‌های بعد نخواهد داشت؛ درحالی‌که برای یک سازمان با استخدام مستمر، دسترسی دائمی به پرینتر می‌تواند ارزش عملیاتی بیشتری ایجاد کند. سرعت یکی از مهم‌ترین دلایل تمایل سازمان‌ها به چاپ داخلی است؛ اما باید بین سرعت عملکرد پرینتر و زمان واقعی صدور کارت تفاوت قائل شد. البته چاپ داخلی همیشه سریع‌تر نیست. آماده‌سازی اطلاعات، کنترل کیفیت، تعویض مواد مصرفی، خرابی دستگاه یا نبود اپراتور می‌تواند فرایند را متوقف کند. در برون‌سپاری نیز مدت تحویل به تعداد کارت‌ها، ظرفیت مرکز چاپ، تأیید فایل و روش ارسال وابسته است. یک مرکز مجهز ممکن است سفارش پرتعداد را سریع‌تر از یک پرینتر رومیزی پردازش کند؛ اما زمان ارسال و تحویل نهایی نیز باید محاسبه شود. در نتیجه، برای صدور تعداد کمی کارت فوری، چاپ داخلی معمولاً مزیت دارد؛ اما برای سفارش‌های یک‌باره و پرتعداد، باید ظرفیت واقعی مرکز چاپ و دستگاه سازمان با یکدیگر مقایسه شوند. مقایسه هزینه باید در یک بازه زمانی مشخص، مثلاً سه سال، انجام شود. قیمت خرید دستگاه تنها بخشی از هزینه چاپ داخلی است و از طرف دیگر، تعرفه چاپ هر کارت نیز لزوماً تمام هزینه‌های برون‌سپاری را نشان نمی‌دهد. برای راه‌اندازی چاپ داخلی باید هزینه خرید دستگاه، کارت خام، ریبون و نرم‌افزار موردنیاز را در نظر گرفت. در پرینترهای چاپ غیرمستقیم، فیلم انتقال نیز جزو مواد مصرفی است. هزینه سرویس، تعمیرات احتمالی، قطعات، کارت‌های معیوب و زمان اپراتور هم در هزینه نهایی تأثیر دارند. به همین دلیل، پیش از خرید پرینتر کارت، بهتر است علاوه بر قیمت اولیه دستگاه، هزینه مواد مصرفی، نگهداری و تعداد کارت‌هایی را که در طول سال صادر می‌کنید محاسبه کنید. مدلی که قیمت خرید پایین‌تری دارد، لزوماً کمترین هزینه چاپ هر کارت را در بلندمدت ایجاد نمی‌کند. همچنین نوع چاپ بر هزینه تأثیر دارد. چاپ رنگی یا تک‌رنگ، یک‌رو یا دورو بودن کارت و استفاده از امکاناتی مانند لمینیت یا کدگذاری کارت هوشمند می‌تواند هزینه تولید را تغییر دهد. در روش برون‌سپاری، سازمان هزینه چاپ را بر اساس تعداد کارت و خدمات موردنیاز پرداخت می‌کند. نوع کارت، کیفیت چاپ، شخصی‌سازی اطلاعات و تیراژ سفارش از عوامل اصلی تعیین‌کننده مبلغ هستند. بااین‌حال، هزینه‌های دیگری نیز ممکن است به سفارش اضافه شوند؛ از جمله طراحی یا اصلاح فایل، ارسال کارت، ثبت سفارش فوری و چاپ مجدد کارت‌هایی که اطلاعات آن‌ها تغییر کرده است. یکی از مزیت‌های برون‌سپاری این است که سازمان نیازی به تأمین مواد مصرفی، تعمیر دستگاه یا اختصاص نیروی متخصص برای چاپ ندارد. همچنین در سفارش‌های پرتعداد، ممکن است مرکز چاپ به دلیل تجهیزات و ظرفیت تولید خود، قیمت مناسب‌تری برای هر کارت ارائه دهد. برای تشخیص صرفه اقتصادی خرید دستگاه باید هزینه کل دو روش را در یک دوره یکسان مقایسه کرد. اگر هزینه متغیر چاپ هر کارت درون سازمان کمتر از هزینه برون‌سپاری همان کارت باشد، با افزایش تعداد چاپ ممکن است اختلاف هزینه‌ها سرمایه‌گذاری اولیه را جبران کند. البته این نتیجه به قیمت دستگاه، میزان استفاده و هزینه‌های جاری بستگی دارد. برای مثال، سازمانی که هر ماه کارت جدید صادر می‌کند، فرصت بیشتری برای استفاده از دستگاه و توزیع هزینه خرید آن میان کارت‌های چاپ‌شده دارد. در مقابل، برای مجموعه‌ای که فقط یک نوبت سفارش چاپ دارد، هزینه خرید دستگاه ممکن است تا مدت‌ها جبران نشود. بنابراین نمی‌توان یک تعداد ثابت را به‌عنوان نقطه سربه‌سر تمام سازمان‌ها معرفی کرد. یکی از اشتباهات رایج هنگام انتخاب روش چاپ کارت، تصمیم‌گیری فقط بر اساس تیراژ سالانه است. درحالی‌که تعداد دفعات صدور و پراکندگی سفارش‌ها به همان اندازه اهمیت دارند.
منبع: آی‌تی ایران
